Esta publicación aparece originalmente en mi perfil de LinkedIn.
La inundación de invitación a conferencias fue muy atractiva por varias razones: se tienen buenas audiencias, invitados de alto nivel y una facilidad de hacer contactos de todo el mundo. Después de asistir a muchos eventos virtuales, esto pasó de ser una oportunidad a ser un tormento para mí. Las jornadas detrás de una pantalla son extenuantes, es muy fácil distraerse, y, a pesar de que existen herramientas excelentes como Hopin, Hubilo y Remo para adaptarlas a lo virtual, se sigue cometiendo un error fundamental: hacer eventos virtuales con agendas de eventos presenciales.
Gracias a la invitación de AIESEC a participar en dos de sus conferencias, me topé con este reto, ya que era la primera vez que se entregaba este evento de manera virtual ¿cómo entregar un buen evento virtual? Acá les dejo mis aprendizajes:
La prioridad es romper la barrera de la virtualidad.
No hay certeza de cuándo volverán los eventos presenciales, lo único que se sabe es que estos no serán igual que antes, así que conviene ir desarrollando maneras para que, a pesar de la virtualidad, la gente pueda sentir que está en un evento de verdad, y no simplemente en una reunión de Zoom como cualquier otra. Liam McLoughlin en su blog brinda dos tips para este propósito: alentar la participación de los asistentes con el conferencista y fomentar la interacción social entre los asistentes (sea a través de redes sociales o a través de funcionalidades de las plataformas para eventos).
A este punto, no se tienen que complicar en adquirir un montón de plataformas, es preferible velar por sacar el mayor provecho de la herramienta que escogemos, y apoyarnos de recursos gratuitos (como OBS) para romper esta barrera y tener así una conferencia virtual de calidad, donde más que dejar un mensaje, motives a las personas a que construyan el suyo propio.
Revaluar el contenido.
Cantidad no implica calidad, una sesión que dure una hora seguida en una conferencia virtual equivale a tener una audiencia que tal vez estará presente, pero poco sintonizada con el conferencista. Y sí, acá muchas personas sacan excusas: “No puedo acortar esta sesión”, “todo este contenido es importante”, “van a quedar muchas dudas si hago mi conferencia de tres horas en menos de 20 minutos”. Acá les pregunto, ¿acaso el propósito de una sesión de calidad debe ser resolver preguntas que nadie ha hecho? Para mí, una sesión con contenido extraordinario es aquella que te deja con más preguntas que respuestas. La curiosidad va de la mano con el aprendizaje.
Ahora, otra cuestión con respecto al contenido de calidad ¿son necesarias las presentaciones de Power Point en todos los espacios? ¡No lo son! Si Amazon, Google o Tesla están dejando de usarlas, es por una razón de peso: los humanos entendemos más fácil las historias que las viñetas.
Diseñar la experiencia de usuario.
Romper la barrera de la virtualidad y exigir un contenido de calidad no es suficiente. Para garantizar que una conferencia virtual sea la mejor, la experiencia del asistente debe estar pensada en todos los momentos y con un plan para todas las barreras que surgen, acá es válido plantearse las siguientes preguntas: ¿Cómo quiero que mis asistentes se sientan a lo largo del evento?, ¿qué harán los asistentes en los tiempos libres? ¿cómo incentivar el networking?, entre otras más relacionadas con la experiencia del usuario. Si nos interesamos genuinamente por una experiencia integral para el asistente al igual que nos preocupamos por la experiencia del conferencista, vamos a lograr una verdadera conexión con ellos, haciendo que la combinación entre contenido, transmisión y tiempos libres de la conferencia valgan la pena.
Acá les dejo estos tips dependiendo del presupuesto:
Si tienes presupuesto: puedes contratar alguna plataforma que te provea ambientes virtuales (o ambientes de realidad virtual, si tienes mucho presupuesto) para instalar espacios de interacción fuera de las conferencias principales (ferias, espacios de café, entre otros).
Si no tienes presupuesto: fácil, las salas de Zoom son una buena herramienta para fomentar la interacción entre participantes, o puedes organizar a tus asistentes por grupos e incentivar retos por redes sociales (tener un número de videollamadas que luego las posteen en redes sociales, hacer un video en TikTok, y más).
Hacer una buena conferencia virtual no depende de tener mucho o poco presupuesto, depende de qué tanto nos exigimos para tener una experiencia de usuario integral, si logras que tu conferencia pase de ser una reunión más de Zoom a un espacio que la gente recuerde en el tiempo, estarás haciendo lo correcto. ¿Cuál ha sido tu mejor y/o peor conferencia virtual y por qué? ¡Déjamelo saber en los comentarios!
Si necesitas ayuda en tu próximo evento virtual, escríbeme, estaré encantado de contribuirte a este propósito.
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